Planificar una boda puede ser una de las experiencias más bonitas de nuestra vida, pero también puede convertirse en una terrible fuente de estrés, discusiones y agobios si no se hace con el tiempo suficiente o los miembros de la pareja no son capaces de ponerse de acuerdo en algunos de los puntos básicos de la organización. Para que disfrutéis de cada paso del proceso sin agobios ni estrés, es muy importante que empecéis con antelación y seguir una serie de tiempos bien distribuidos. Por eso, como restaurante de bodas queremos compartir con vosotros una guía completa de cuándo comenzar a organizar cada aspecto de la boda, para que lleguéis al gran día con todo bajo control y podáis disfrutar sin preocupaciones. Si te estás preguntando cuánto tiempo se necesita para organizar una boda, aquí tienes la respuesta que estás buscando.
¿Cuándo debería empezar a organizar la boda?
Estas son las fases y tiempos clave que debes tener en cuenta:
De 12 a 18 meses antes: reserva de lugar y fecha
Uno de las primeras decisiones que tenéis que tomar es elegir la fecha de la boda y reservar el lugar de celebración. Los restaurantes y jardines para bodas suelen tener bastante demanda, especialmente en temporada alta, así que este es el primer punto que debéis resolver. También es importante decidir si queréis una ceremonia civil o religiosa y si queréis una boda en interiores o al aire libre. Tener claro el estilo y tamaño de la boda también ayudará en la elección del restaurante. Recordad que ahora también se celebran bodas los viernes, por lo que no tenéis porque limitaros a elegir un sábado para casaros.
✅ Checklist:
- Reservar el lugar de la ceremonia y el restaurante para el banquete.
- Definir la lista de invitados preliminar para estimar el tamaño del evento.
- Pensar en posibles estilos o temáticas para la decoración.
De 10 a 12 meses antes: lista de invitados y proveedores clave
Una vez asegurada la fecha y el lugar, es el momento perfecto para elaborar una lista de invitados más concreta. Aunque la lista puede cambiar ligeramente, definir el número aproximado te ayudará a coordinar mejor la organización y las reservas. También es un buen momento para contratar proveedores clave, como el fotógrafo, el DJ o la banda de música y, si es necesario, una wedding planner que te apoye en la organización de cada detalle.
✅ Checklist:
- Preparar la lista de invitados y comenzar a diseñar las invitaciones.
- Contratar al fotógrafo y al grupo de música.
- Contactar a otros proveedores que te interesen, como floristas o decoradores.
De 8 a 10 meses antes: decoración, alianzas y planificación de actividades
Con los proveedores más importantes ya reservados, es hora de profundizar en la decoración y en las actividades que formarán parte de tu boda. En este momento, puedes elegir el tipo de flores, el estilo de la decoración y pensar en detalles originales que personalicen la celebración. Además, es el momento ideal para encargar las alianzas, ya que algunas necesitan más tiempo si deseas grabarlas o necesitas una talla muy específica
✅ Checklist:
- Definir el estilo decorativo y hablar con floristas y decoradores.
- Encargar las alianzas de boda.
- Pensar en actividades o sorpresas para los invitados, como un candy bar, regalos sorpresa o cualquier otra cosa que pueda llamar la atención de los invitados.
De 6 a 8 meses antes: invitaciones, vestuario y prueba del menú
Ya queda menos para la boda, por lo que es el momento perfecto para enviar las invitaciones y que los invitados puedan confirmar su asistencia con tiempo. De esta forma tendrán tiempo de gestionar sus vacaciones o días en el trabajo en caso de que lo necesiten. Esto también te permitirá hacer cualquier ajuste en el restaurante o en la organización dependiendo del número de invitados que confirmen asistencia. Además, si aun no lo has hecho, es el momento perfecto para elegir el vestido de novia y el traje del novio. También es buen momento para programar una prueba de menú en el restaurante para decidir los platos que habrá en el banquete.
✅ Checklist:
- Enviar las invitaciones y comenzar a recibir confirmaciones de los invitados.
- Seleccionar el vestido de novia y el traje del novio.
- Realizar la prueba de menú en el restaurante y ajustar detalles del banquete.
De 4 a 6 meses antes: documentación, ensayos y actividades para el gran día
Una vez que tengáis claro si queréis una ceremonia civil o religiosa, asegúrate de tener todos los documentos necesarios para el trámite. También podéis organizar un ensayo de la ceremonia, sobre todo si participan familiares o amigos en discursos o lecturas. Este es un buen momento para definir las actividades del día de la boda, como la distribución de las mesas y los tiempos para cada parte de la celebración (ceremonia, cóctel, banquete, fiesta…).
✅ Checklist:
- Preparar y entregar la documentación necesaria para la ceremonia.
- Organizar un ensayo de la ceremonia.
- Definir los tiempos y actividades de cada parte de la boda.
De 3 a 6 meses antes: planificación del viaje de novios
La luna de miel es el momento perfecto para relajarse después de la boda, pero requiere planificación. Durante estos meses, podéis buscar destinos, comparar opciones de vuelos y alojamiento, y reservar con tiempo para conseguir mejores precios. Además, aseguraos de revisar la documentación necesaria para el viaje, como pasaportes, visados o vacunas, y de organizar un seguro de viaje.
✅ Checklist:
- Elegir el destino de la luna de miel y reservar vuelos y alojamiento.
- Revisar la documentación y requisitos de viaje.
- Preparar un itinerario de actividades para disfrutar de la luna de miel sin preocupaciones.
De 2 a 4 meses antes: transporte para invitados y organización del seating plan
Si tenéis invitados que necesitan transporte desde la ceremonia hasta el restaurante o para regresar a casa, este es el momento de preparar los autobuses. Es recomendable que pongáis un par de buses para la vuelta a casa de cara a que los invitados no tengan que coger el coche en caso de que hayan bebido alcohol durante la fiesta. También puedes empezar a organizar el seating plan de la boda, de forma que todos los invitados tengan su sitio asegurado y se sientan cómodos.
✅ Checklist:
- Coordinar el transporte y autobuses para los invitados, especialmente para los que vienen de fuera.
- Organizar el seating plan según la confirmación de asistencia.
De 1 a 2 meses antes: confirmación de decoración, actividades especiales y peinado y maquillaje
A estas alturas, deberías cerrar todos los detalles finales de la decoración y confirmar cualquier sorpresa que quieras añadir. Además, es recomendable hacer pruebas de peinado y maquillaje para asegurarte de que el look que elijas sea el que realmente quieres para el día de la boda.
✅ Checklist:
- Confirmar la decoración final y detalles de actividades especiales.
- Realizar las pruebas de peinado y maquillaje.
- Coordinar los tiempos para que el día de la boda no haya prisas.
De 2 a 4 semanas antes: revisión final y preparación de un plan de emergencia para el clima
Con tan solo un mes para la boda, repasad todos los detalles para aseguraros de que todo esté organizado. Es útil tener un plan B si la boda es al aire libre, en caso de que el clima no acompañe, y coordinar con el restaurante o lugar de la ceremonia para contar con una alternativa bajo techo si es necesario.
✅ Checklist:
- Revisar todos los detalles finales y confirmar con proveedores.
- Asegurar un plan de emergencia en caso de mal tiempo.
- Confirmar detalles finales con el restaurante, como distribución de mesas y horarios.
Última semana: relajarse y disfrutar de los últimos días de preparativos
Durante la última semana, lo mejor que podéis hacer es relajaros y disfrutar. Dedicad este tiempo a descansar, a pasar tiempo con vuestros seres queridos y a cuidar de vosotros para llegar al día de la boda con energía. Haced una revisión final de los detalles si lo necesitáis, pero evitad agobios innecesarios.
✅ Checklist:
- Hacer una revisión final y repasar el cronograma del día de la boda.
- Dedicar tiempo para relajarte y disfrutar.
- Confirmar detalles de última hora con el restaurante, fotógrafos y otros proveedores.
